Une étude a révélé que 51% des employés changeraient d’entreprise pour travailler pour une autre. Avec des conditions de travail plus flexibles ; les employés les plus engagés passent 60 à 80% de leur temps à travailler à distance. Cependant, les avancées technologiques allant de la conférence Web aux logiciels de collaboration ne peuvent pas remplacer une absence de communication ; un domaine dans lequel de nombreuses entreprises ne parviennent pas.

Les travailleurs à distance déclarent se sentir rejetés et laissés pour compte en raison d’un manque de temps en personne avec leurs équipes. 1/3 de ces travailleurs disent qu’ils n’ont pas le temps de rencontrer en personne leurs équipes. Suite à cela, comment améliorer la communication avec cette distanciation ? Voici 4 conseils pour booster la communication des équipes distantes.

Tous ces problèmes découlent d’une mauvaise communication d’équipe à distance. Si votre propre équipe est de plus en plus dispersée ; vous devez rechercher de manière proactive comment améliorer la communication en raison de la distance. Les quatre étapes suivantes peuvent donner à une équipe distante un ton chaleureux, inclusif et productif.

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1. Adoptez la communication asynchrone

La plupart des communications d’équipe à distance se font par écrit, que ce soit par e-mail ou via un logiciel de collaboration. Le problème est que la communication écrite a la réputation d’être difficile à déchiffrer. Le manque de signaux sociaux en personne dans les équipes éloignées peut entraîner de l’anxiété, du désengagement et un manque d’innovation.

Pour éviter cela dans votre propre équipe, pratiquez par défaut la communication asynchrone ; faites-le en envoyant des messages sans attendre de réponses instantanées. Il s’agit du moyen le plus réaliste d’atteindre des équipes distantes qui travaillent sur plusieurs fuseaux horaires.

Asynchrone n’est pas synonyme de peu fréquent ; c’est le contraire. En tant que chef d’équipe à distance, visez à trop communiquer. Si vos attentes ne sont pas explicites, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que votre équipe les réponde.

Lorsque vous avez besoin d’une réponse instantanée, indiquez-le en incluant une forme de «[URGENT]» dans la ligne d’objet d’un e-mail ; ou en utilisant la fonction «@mention» dans le logiciel de gestion de projet de votre équipe .

Créez et partagez un document de processus avec toute votre équipe. Un document qui explique quelles actions ils doivent entreprendre s’ils ont besoin de faire une demande urgente. Ensuite, stockez ce document dans le même espace où vivent les manuels d’utilisation de votre équipe.

Réservez des réponses instantanées pour les demandes basées sur les délais. Si votre communication asynchrone est claire, concise et explique le «pourquoi» derrière chaque demande ; vous ne devriez pas avoir besoin de les utiliser fréquemment.

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2. Priorisez les appels vidéo

Le manque de signaux sociaux en personne sur les équipes distantes continue de se produire pour une raison. Ne pas pouvoir voir le visage ou le langage corporel d’une personne entrave la communication. C’est pourquoi votre premier choix pour les réunions, les enregistrements hebdomadaires, les réunions quotidiennes, etc. devrait être des appels vidéo.

Cela est particulièrement vrai pour les conversations difficiles inévitables. Chaque fois que vous devez vous rencontrer pour discuter d’objectifs manqués ; d’un plan d’amélioration des performances ou de sujets similaires, planifiez un appel vidéo. Dans de tels cas, une communication écrite ne suffit pas pour résoudre le problème en question.

Vous devez organiser toutes les réunions virtuelles comme vous les tiendriez en personne. Livrez d’abord votre message principal, puis décrivez clairement les prochaines étapes pour votre équipe. Si vous devez donner des nouvelles dures, travaillez au préalable à formuler votre message de manière positive. Terminez toujours la réunion avec du temps pour les questions et faites savoir aux gens où ils peuvent faire un suivi individuel si nécessaire.

Votre objectif en utilisant la vidéo est de créer autant d’interactions en face à face que possible. Associé à une communication écrite claire ; vous créerez une sécurité psychologique pour votre équipe (ce qui est crucial pour la rétention des employés).

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3. Mettre de côté le budget pour les hors site en personne

L’entreprise moyenne avec une main-d’œuvre distante à temps plein économise environ 10 000 Euros par employé et par an. Ces économies de coûts permettent aux dirigeants de réinvestir de l’argent dans leurs entreprises. Si votre équipe est entièrement éloignée ; allouez une partie de ces économies à des personnes hors site en personne où votre équipe peut se rencontrer en personne.

Unir tous les collègues dans le même espace physique crée un niveau profond de confiance et de familiarité. C’est également un moment idéal pour partager et renforcer les objectifs de l’entreprise.

Sur votre site, les chefs d’équipe peuvent partager les principales réalisations des six derniers mois ou de l’année ; annoncer de nouvelles initiatives pour les trimestres à venir et organiser des dîners d’équipe/sorties sur le terrain. En intercalant des séances de stratégie avec des repas et des sorties en équipe ; vous pouvez créer un sentiment de chaleur qui transcende le travail à distance.

Essayez d’avoir vos rencontres entière en personne au moins une fois, sinon deux fois par an. Essayez de choisir un emplacement aussi central que possible pour autant de collègues que possible. Cela réduira les coûts pour votre entreprise ; ainsi que le temps nécessaire aux employés pour se rendre au site et en revenir.

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4. Travailler pour l’avenir

Le moment du télétravail est loin d’être révolu. En février 2020, environ 5% des Français travaillaient à distance à temps plein. Avec l’arrivé de l’épidémie de COVID-19, ce nombre ne manque pas de monter en flèche. En plus de récolter les fruits des gains de productivité ; les dirigeants des employés distants doivent être proactifs en matière de communication. Si vous faites les choses correctement, vous vous vanterez d’être des employés plus heureux, en meilleure santé et plus engagés.

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